初入职场,如何写好一封工作邮件?

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2016-06-15
40.3
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打开微信,发现有个小伙伴问,小政,工作邮件该怎么写,你有没有什么好的办法,再给这名小伙伴进行了简单的解答后,突发奇想,写了这篇文章。工作中,邮件是非常便捷和安全的一种沟通工具,工作安排、活动通知、报销请假等等事项一般都会通过邮件进行完成。通过邮件可以观察到一个人的工作状态,所以,邮件也是一个展示自己的平台。今天这篇文章就来讲讲如何写好一封工作邮件,希望能够小伙伴们带来一些帮助和启发。


邮件标题


俗话说好的开头是成功的一半,邮件也不例外,收到邮件后,收件人最先看到的就是标题和发件人,所以邮件标题是极为重要的,与其他类型的邮件不同的是,发送工作邮件还有一个作用就是留底的作用,邮件可以使责任更加明确,不会出现推诿扯皮、死不认账的问题,同事,工作邮件,很有可能会被再次查看,因此,邮件的标题就需要做到准确、简洁、易懂和便于查找,这就需要我们建立一套较为成熟的明明规则。保证再次查找邮件的时候,可以快速的找到目标邮件,下面就将设计师在工作中常用的标题举例说明。


例子:


【设计定稿】“一个像素设计”项目_设计文件_切图文件_标注文件_06.14


【待确认稿】“一个像素设计”项目_预览文件_06.14


【设计分享】UI实战案例_B座8层_企鹅会议室_06.14_13:00


【会议通知】618活动保证会议_B座8层_企鹅会议室_06.14_13:00


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正文内容


说完了标题,下面来说说正文,撰写正文其实每个人都会有一些自己的风格。我认为撰写正的核心就是简明扼要、有条理性,一定不要长篇大论,三句话能够说完,就不要写五句。邮件字数过多,会给对方造成阅读障碍,因此,尽量利用最少的文字,把想表达的内容叙述清楚即可。如果内容较多的话,建议单独编辑文档作为附件放在邮件里,邮件正文摘取要点和介绍即可。


1、礼貌用语


不少出入职场的小伙伴,经常会犯这样的问题,上来直接就说事情,最基本的礼貌用语都没有,这样做是非常不可取的,会给人留下不礼貌的印象,给个人发送邮件时可以直接称呼其姓名或者姓名加职务,较为熟悉也可称呼其花名,给多人发邮件可以以各位好或者大家好等语句开头。一般情况下,用“您好”比“你好”看上去会更加有礼貌些。


例子:


小政:

       您好 ,我是xxxxxxxxxxxxxxxx

祝工作顺利!


王总:

       您好 ,我是xxxxxxxxxxxxxxxx

祝工作顺利!


各位好:

      我是 xxxxxxxxxxxxxxxx

祝工作顺利!


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2、突出重点


我们发送工作邮件的目的是让收件人第一时间知晓,谁发的邮件?发这封邮件的目的是什么?要做哪些事情?因此在写邮件时,就需要把想表达的重点内容突出出来,常见的比如:时间、地点、有效期限、姓名、项目名称、数量以及其他需要说明的重点内容,这些地方就需要我们进行标记处理,如:加粗、调整颜色、字号放大等。


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3、认真检查


发送邮件和我们做设计一样,一定要进行反复的检查,尽可能的避免出现错误,这不仅是对收件人的尊重,也是自己对细节把控的一种考验,写好的邮件至少检查两遍,比如收件人和抄送人有没有写全,标题正文有没有错别字,附件有没有上传,上传的数量是否正确等。


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附件


附件部分需要我们格外的注意,设计师的设计稿一般都会通过附件的形式进行发送,如果设计文件出现了问题,会导致后续一系列的错误发生,这就需要我们在三的检查文件。作为设计师的你,辛辛苦苦出完了设计稿,千万不要因小失大。


主要检查:文件命名是否正确、附件是否可以打开、上传数量是否正确


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签名


签名一般是作为邮件的结尾出现,常见的信息有,姓名、部门、职务、联系电话、邮箱地址等,便于收件人与你取得联系。


例子:


小政

JD.COM京东 【用户体验设计部—商城设计部】

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地址:北京市 亦庄经济开发区 科创十一街18号院 京东大厦B座

电话:010-8xxxxxxx 1850081xxxx

邮箱:xxxxx@jd.com

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最后


最后小政在啰嗦几句,毕业季马上来临,初入职场的小伙伴们,你们准备好了吗?在工作中无论有什么样的问题记得多交流,作为一个踩坑比较多的设计师,可能成功经验能够分享的不多,但是至少我可以把我的踩坑经验分享给大家,帮助大家少走弯路,最后祝大家工作顺利。以上内容如有不妥之处,还请大家批评指正。


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配图来源:dribbble

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小政设计狮

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